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疫情防控期間辦文如何更安全高效?

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工作實務學習專欄

  公文辦理工作有着聯繫上下內外、服務保障運轉的“樞紐”作用。各地方、各部門辦公廳(室)面對新冠肺炎疫情防控新形勢,優化公文辦理流程,強化安全保障措施,力爭提供優質服務,確保政令高效暢通。

  我們整理了部分辦公廳(室)在疫情防控中辦理公文的舉措做法,與大家分享。

  廣西壯族自治區黨委辦公廳文電處:

  在“快準實”上下功夫

  提供優質高效文電服務

  新冠肺炎疫情發生以來,辦公廳嚴格按照“科學、精準、有序、高效”要求,全力提供優質高效文電服務。具體着眼於三個方面。

  “快”,提高運轉效率。第一時間啓動應急預案,組建辦文、機要、收發、檔案、文印小組,實行全員24小時輪班、AB崗工作制度。第一時間辦理習近平總書記關於疫情防控工作的重要講話和指示批示,確保黨中央系列重要部署及時傳達到基層。迅速啓用自治區黨政機關電子公文傳輸與處理系統,與各設區市和自治區170多個部門實現網絡雙向公文傳輸,減少人員交叉感染風險,縮短公文流轉時間。在辦文系統新增新冠肺炎疫情防控數據登記錄入端口,開通疫情文電辦理快速通道。建立文電掛件督辦制度,對疫情文電優先辦理、即到即辦,提高收文、審核、送審、反饋環節運轉效率,使用辦公廳非密業務辦公平台及時向有關單位發送提醒短信,保證全區疫情防控指令上傳下達暢通高效。

  “準”,提高保障水平。突出點對點服務,主動對接、靠前服務,特別是協調做好自治區疫情防控指揮部通信保障,架起自治區黨委和指揮部之間的“橋樑”,確保疫情文電優質高效、快捷安全傳遞和運轉。突出精準參謀,對自治區黨委領導有關疫情文電的批示進行認真研究,緊跟領導工作思路,提高擬辦意見精準度,對疫情文電第一時間與指揮部及相關單位充分交換溝通意見,精準研究提出擬辦意見。突出精準傳達,創建領導批示通報《新冠肺炎疫情防控專刊》,及時通報領導批示,共編輯23期,印發各相關方面推動落實,對領導關注事項建立台賬,密切跟進、及時反饋,形成抓落實工作閉環。

  “實”,提高服務效能。實行雙人推校、多人輪校模式,嚴把政治關、政策關、文字關、數據關、格式關,對存在問題的件及時與來文單位溝通修改完善。健全完善“兩辦”協同高效辦文工作機制,強化溝通聯絡、會商聯審,用制度機制堵漏洞、提效能、強質量。加強疫情防控、復工復產中發文統籌管理,採取源頭把控、前置審核等措施,嚴格發文依據、發文規格,探索合併發文,精簡向下發文、向上報文報表數量。建立全過程、全鏈條動態跟蹤機制,實時監測公文籤批狀態和流向,做到動態可控、流向明晰、數據可查。做好文件收集整理,系統、完整地保存疫情防控工作資料,做到有檔可查、歸檔備查。

  貴州省委辦公廳文書處:

  迅速反應預案式推進

  協同作戰無縫化銜接

  大年初二,文書處立即調整值班計劃,全處人員從假期模式迅速轉變為“戰備”模式,以“戰時”狀態投入工作,24小時隨叫隨到,確保習近平總書記關於疫情防控的重要指示批示第一時間接收辦理,確保黨中央及中央應對疫情工作領導小組重要決策部署第一時間接收辦理,確保省委關於疫情防控工作的指令第一時間通過公文渠道發送全省。

  疫情防控工作開展以來,公文來文渠道多、內容雜、時效性要求不盡相同,結合實際情況,及時總結前期經驗,制定抗疫公文快速運轉預案。預案根據“四象限工作法”,將相關公文分為“重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急”四類,從高到低進行優先度劃分,明確辦理時限並分類處理。同時,結合省疫情防控工作領導小組各工作組職責分工,分類制定擬辦意見送籤模板,迅速將中央和省委關於疫情防控各方面要求精準送達各工作組組長和牽頭單位,確保疫情防控公文運轉忙而不亂、忙中有序。

  省委發出《關於深入貫徹落實習近平總書記重要指示精神堅決打贏新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控阻擊戰的緊急通知》後,與各市(州)黨辦及疫情防治高度相關的省直部門對接溝通,按照重大事項必須請示報告的要求,實行疫情防治情況日報告制度。將各地各部門日報告情況審核挑選彙編成冊,每晚8點前線下線上同步報送領導參閲,便於領導第一時間瞭解掌握全局情況。

  在疫情防控相關公文運轉工作中,保持與省委辦公廳會議服務處室的信息共享,確保省委第一時間學習貫徹落實習近平總書記重要指示批示和中央決策部署;與省疫情防控工作領導小組辦公室、省政府辦公廳及省衞生健康部門建立熱線聯繫,在辦理中央文件和領導批示時充分溝通,確保擬辦意見簡明精確、參謀到位。

  北京市密雲區委辦公室:

  精細對待每個環節

  特殊情況特殊辦理

  疫情防控中各項工作不同以往,須在各個環節重新加以考慮,精細化服務必不可少,很多經驗也對今後工作有所啓示。

  收文環節推行無接觸式辦理,考慮到上級來文已基本實現電子化,所以針對區內各單位來文,在區委辦公樓一層大廳進行交接,外來人員需測温、登記,辦公室安排專人取文。辦理時更加註意精細服務,對傳閲文件夾等用品做好消毒,特別是對疫情類文件、簡報等要單獨分組,把涉及本區工作的,用記號筆、標籤紙標識,第一時間將疫情相關信息送到領導手中,更好服務領導決策。

  發文環節採取“電子+紙質”綜合運用的方式,一方面,基於黨委信息化系統建立覆蓋全區主要二級班子單位的電子公文傳輸系統,對能使用電子公文傳輸流轉的文件儘量不採用紙質件辦理;另一方面,對其他單位也和收文一樣,設立專門取文登記台,實施各單位錯時分流取文,劃定排隊“一米線”,實現無接觸。同時,對公文處理使用的所有計算機、存儲介質和資料等進行保密排查,杜絕失泄密事件發生。

  疫情防控期間特事急事多,可採取特事特辦、急事急辦的辦法。以印發密雲區疫情防控工作領導小組成員及職責分工一文為例,2020年1月21日北京市召開會議部署疫情防控工作後,密雲區迅速成立領導小組,區委辦公室特事特辦,加強發文統籌協調,當夜催促相關部門完成初稿並報領導初步審核,協調區政府辦公室一併辦理,共同核稿簽字後,次日上午呈送區委、區政府領導會籤,半天時間完成會籤、校對並通過電子公文傳輸系統分發、送印,確保全區各單位22日當天全部接收。

  廣東省鐵路建設投資集團辦公室:

  來文建台賬抓要點

  發文重實際減負擔

  統籌做好疫情防控和復工復產工作期間,企業的文電辦理承擔着指令傳達、調度指揮、數據核查、信息溝通等職責。

  辦公室首先根據來文情況,分類建立台賬,區分上級、地市、本級和基層四類,比如,“上級”包括疫情防控指揮部及發改、交通、應急、安全生產等管理部門,“地市”為鐵路項目所在地,這樣重點更加突出,便於分類辦理。台賬由專人負責更新,整理要素包括來文(發文)單位、標題、文號、日期、辦理時限、工作要求及領導批示等,對重要文件及時標註。

  辦理中,辦公室不簡單追求文件傳達的速度,而是側重提出具體貫徹意見措施,並對來文來電分為“辦件”和“閲件”。“辦件”明確牽頭領導、辦理部門、時限,“閲件”則明確閲知範圍。特別是對重要文電,及時進行督辦,形成“集團領導明確—牽頭領導負責—主辦部門落實—辦公室督辦—限時辦結銷號”的工作閉環。

  發文則堅持發管用的文。其中,上行文側重報告重要事項或請求支持;平行文側重協調解決問題,比如,由集團向項目所在地發文,協調解決砂石、水泥、鋼筋等建設用料短缺問題,幫助項目排憂解難;下行文側重指導、支持基層工作,比如,調研瞭解到基層單位項目工地採取社區化管理、每工種3至5人最小作業單元管理等有效做法,通過發文通報全面推廣。

  集團基層單位較多,辦公室及時明確基層單位報文範圍和時限等必報事項,不隨意增加要求。對需要向基層傳達的文件,採取若干同類文件綜合傳達的方式。同時,集團每天也需要向上級單位報送各類信息,對此,辦公室整合各類報表,“多表合一”供基層單位填報,待收回後再拆解報出,有效減少基層負擔。

發佈時間:2020年06月17日 07:28 來源:“ 祕書工作”微信公眾號 編輯:靳建朋 打印

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