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善用“加減乘除”寫好會議通知

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專欄:工作實務

專欄:工作實務

  寫好會議通知,要用好“全”的加法,做到要素齊全;用好“精”的減法,做到簡潔明瞭;用好“快”的乘法,做到高質高效;用好“粗”的除法,做到杜絕差錯。

  在黨政機關公文中,通知的使用頻率很高,其中會議通知是最常見的。因此,起草好會議通知是辦公室工作人員的必備技能。筆者結合工作實踐,談談如何運用“加減乘除”起草好會議通知。

  做好“全”的加法

  會議通知的要素必須齊全,否則就會影響通知內容的傳達和執行。應特別注意以下幾個方面:一是會議緊急程度和密級的標註,要根據實際情況研究確定;二是標題由發文單位名稱、會議名稱與“通知”組成,會議名稱可以根據會議主題和參會人員確定。例如,《××市人民政府辦公室關於召開全市林業工作會議的通知》《××市委辦公室關於召開全市組織部長會議的通知》等;三是會議通知正文的要素須齊全,一般應具備決定召開會議的機關、會議名稱、會議時間、會議地點、會議內容、與會人員、參加人數、入場憑證、報到時間、報到地點、聯繫人、聯繫電話、所需材料、會議報名以及其他要求等,組織收聽收看類的會議通知還要寫明通信線路、分會場設置等內容。

  做好“精”的減法

  會議通知要求表達清晰簡潔、篇幅短小精悍。如,會議通知正文的開頭可以是“市委、市政府定於2019年×月×日上午召開全市××工作會議,會期半天,現將有關事項通知如下”,沒有多餘煩冗的陳述,言簡意賅。通知內容不引申、不議論,一般不分層次表述,切忌長篇大論。在起草時要有“精”的意識,去掉不必要的表述,只須用最簡練的語言寫清楚會議要素即可。

  做好“快”的乘法

  會議通知時效性要求高,起草者要本着高質高效的原則,出手“又快又好”。如果是針對突發事件事故、重要工作事項召開的會議,更是對“快”提出了很高的要求。一般這樣的會議通知標題可寫為:《××市政府辦公室關於召開××會議的緊急通知》,緊急程度可根據實際情況標明“特急”或“加急”。除了標題“快”,內容也要“快”,這就要求起草者業務素質過硬,接到起草任務能夠快速理清思路,要素不清晰不齊全的及時溝通,落筆時就已心中有數、胸有成竹。

  做好“粗”的除法

  “一字入公文,九牛拔不出。”起草會議通知必須有如履薄冰、慎之又慎的態度,最忌粗枝大葉、馬馬虎虎。特別是會議時間、會議地點這兩個最核心的要素,起草前要反覆確認。必須注重細節,每個環節都要考慮清楚,有無分會場、是否有發言時限要求、是否需要統一組織報名等,都要言簡意賅地表述清楚。起草完畢後,要反覆校對,確保無一處差錯、無一處含糊。

  (山東濰坊市政府辦公室 李通)

發佈時間:2019年04月25日 08:24 來源:祕書工作雜誌 編輯:阮玉秀 打印

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