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重大活動怎麼籌備組織?

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  重大活動的籌備組織是一項系統工程,其環節煩瑣複雜,容易出現疏漏。結合多年的工作實踐,我們體會,不斷提高重大活動的組織水平,需要把握好籌劃、實施、總結幾個環節。

善籌劃

  對於重大活動組織而言,籌備階段最為重要,工作量也最大。一般而言,籌劃階段分三步:

  建立指揮體系。接到一項重大活動任務,首先要明確指揮體系,也就是通常所説的籌委會,這是整個活動的總協調、總指揮機構(以下稱“指揮部”)。所有信息都要彙總到指揮部,所有指令也必須由指揮部發出。指揮部負責明確活動的主題和目的、確定議程、制定預案、明確責任分工、協調落實等。根據活動內容的不同,還應設置綜合協調、文書材料、現場佈置、安全保衞、後勤保障等相關工作組(或確定相應任務的責任單位、責任人)。整個活動的開展要依靠這個指揮部來推動和督促落實。

  擬定活動預案。預案內容要涵蓋活動的全過程,從接待來賓或是活動報到開始,直至活動結束,並將參加人員全部送離。基本要素包括時間、地點、參加人員、車輛安排、食宿安排、活動議程、主席台座位圖或站位圖、責任分工、保障單位等,必要時,還要對衞生防疫、安全保衞、交通保障、電力供應等作出安排。有統一活動內容的還要擬定乘車安排和行車路線。特別要注意明確每個環節的相關任務、責任人和聯繫方式。

  總之,各方信息、想到的所有問題和細節、有關部門和人員的具體職責等,都應該彙總到預案中,並根據“5W1H”確定最佳預案,即為什麼制定該措施(Why)、達到什麼目標(What)、在何處執行(Where)、由誰負責完成(Who)、什麼時間完成(When)、如何完成(How)。之後,召集各有關部門進行討論,調整和完善方案,並進一步明確活動中每個環節的責任單位、責任人和具體職責。一份好的預案,既能提綱挈領,又能查漏補缺。

  進行實地演練。實地演練可以印證和完善預案。通過長期的工作實踐,我們體會,以下幾個關鍵點需要格外注意:

  1. 主席台人員的範圍和排序。首先確定主席台人員的範圍,然後確定人員排序。人員範圍可遵循以下原則:一是注意主席台(或簽約台)的容量;二是儘量保證有任務的人員上台;三是注意平衡,突出代表性,兼顧參會各方需要。主席台人員一般按級別排序,如果涉及層面多、背景複雜,可以先對照行政職級排序;沒有相應職級的,可以查找以往慣例;無慣例可查的,可以按照有關人員在活動中擔任角色的重要性來排。另外,同級或是職級接近的情況下,應該考慮把上級單位、受邀來賓往前排。有時來賓個人級別雖然不高,但他是代表所在部門參加活動,也要酌情往前排。確定順序前要和有關各方充分溝通,儘量避免爭議。

  2. 話筒和音響的檢查。首先要避免話筒、音響不響或亂響。除了注意檢測線路,還要有專人負責音響,音響師也要全程在崗。其次要注意話筒的分配和調整。話筒數量不足時,一般先保證有講話任務的領導。另外,一定要在活動前將主持詞內議程、參加領導等有關內容進行再確認。再次要檢查話筒的位置。發言席、主持席等要佈置合理,注意發言台和上面擺放的物品不要遮擋發言人。

  3. 有關材料的檢查。對於主持詞、發言稿或講話稿等材料,由於修改的次數可能比較多,必須安排專人審核和發放。對於材料中涉及來賓和議程的部分,在活動開始前一定要進行最終審核和確認。

重實施

  再完美的籌備也要在實施中實現,準備的時候可以反覆演練、反覆試驗,有錯還可以改,但實施是“一錘子買賣”,成敗立現,不容重來。這個階段的關鍵就是控制,使整個活動儘量按活動預案進行。

  信息溝通到位,保證步調一致。預案中的每個環節、每項安排,都要保證該知道的人知道,特別重要的事項必須直接通知本人,並安排專人負責到底。比如在活動中有主持、講話、致辭、啓動等任務的人員,應安排專人提前與本人聯繫,並告知有關情況,有變化時更要及時告知。活動現場要安排專人負責引導登台、站位等。另外,如果有統一安排,出發、就餐、活動的時間地點等都要注意通知到每個人,即使是印製在活動手冊上,也要有專人負責提醒。對於在主席台或前排就坐的重要來賓更要重點關注,確保活動期間隨時聯繫得上。

  掌握好時間節點,做到心中有數。對主持詞、每位領導的講話稿等有關材料都要熟悉掌握,對活動進程更要做到心中有底,比如每項議程大概多長時間、議程之間怎麼銜接等,都需要了然於心,這樣才能適時對下一議程進行提醒並做好準備,確保活動順暢進行。

  隨時掌握情況,確保應急預案及時啓動。活動期間要隨時掌握活動進程、後勤保障、安全保衞等相關的動態情況,並作出分析,及時應對,必要時迅速啓動應急預案。

勤總結

  每次活動之後,應第一時間把相關資料收集起來,並進行效果檢查,即活動預案是否合理,活動目標是否達到。這是總結經驗和吸取教訓的階段,主要包括兩方面內容:

  積累經驗,形成標準。對於被反覆證明有效的措施,要進行標準化和制度化,便於以後執行和推廣。比如路線安排,就可以固定如下原則:儘量走大路,避免被堵在小路上;儘量形成環線,不走回頭路等。

  總結教訓,形成備忘。每次活動結束後,應把整個活動過程中出現的失誤、差錯以及不順暢的地方記錄下來,並認真分析出錯的原因,可以專門形成一個《出錯事項備忘錄》,以防止同樣的錯誤再次出現。

發佈時間:2018年11月05日 07:27 來源:“ 祕書工作”微信公眾號 編輯:石光輝 打印

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