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【4px電話】一份工作交接指南

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  不管在機關、事業單位還是企業,職場都會遇到工作交接的問題。比如工作調動、晉升、調崗、離職、辭退、請假等,有時候是我們把工作交接出去,有時是接收別人的工作。這個時候,一份規範的交接指南將會讓您省心很多。

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  工作交接的內容

  (1)工作文件。包括政策法規、內部制度、培訓材料、操作手冊、各類相關材料等;

  (2)工作資料。在職期間的工作記錄資料,如電子版的工作日誌、記事本等;

  (3)崗位任務。崗位涉及工作流程、關鍵控制點和注意事項;

  (4)當前工作。瞭解當前的進展程度很重要,及時做好工作銜接,避免脱節,延誤。包括未完成事項、待辦事項的交接;

  (5) 客户資料。機關事業單位聯繫的上級單位,業務主管部門。同樣下級、基層單位以及相關部門的聯繫方式應知曉。作為企業主要包括銷售客户、供應商、對外聯繫的部門及人員情況交接,尤其要注意客户檔案的完整性和準確性,比如客户的姓名、職務、聯繫方式、電子郵箱等基本信息;往往越具體越好。

  (6) 固定資產及日常辦公用品等實物移交。大的方面如台式電腦、手提電腦、打印機、傳真機等,小的到容易怱視的鑰匙等;

  (7) 財務移交。員工如果是調動外單位或離職前要將經手的各類涉及資金的項目、業務、個人借款等款項與財務部門進行清理。

  不同的交接方式

  (1)實物。可直接交回給接手人或相關部門,確保數量和質量無誤即可;

  (2)電子版和紙質版文件。形成目錄形式,確保賬物相符後拷貝和移交給指定人員;

  (3)工作流程、關鍵控制點。尤其是工作流程、業務操作方法等,可對接手人進行示範操作,輔導和糾正偏差,確保能獨立操作為止。

  (4)工作郵件。你可以把工作交接的所有內容,包括已經完成的工作、待完成的工作、應對策略等,連同交接實物和文件清單一起寫在郵件當中,抄送給你的接手人、主管、上級領導等多方。這樣交接工作一經完成,責任明確公開,避免了未來工作出現問題將責任推脱到前任身上。

  工作交接温馨提示

  (1)每項交接從規範上來説,均應由交接人、接交人以及監交人(一般由人事部門派員,也可是員工所在部門派員)三者簽字確認,當然也有些單位讓雙方交接,這樣不是很規範。但最後應經人力資源部門審核備案後方可認定為交接完成。

  有些單位只有雙方當事人交接的,可能會留下隱患。涉及保密崗位的,還應該執行保密的相關規定,以防止造成泄密事件的發生。

  (2)在工作交接過程中,如出現部分文件、資料、圖書、證照等遺失,或固定資產損壞時,應及時查清原因,分清責任,該賠償的要賠償。 

  (3)工作交接是人事部門日常一項頻率較高的常規工作。是員工離職、崗位調動和交接班工作風險防範的重要環節,要確保工作交接流程化、標準化、規範化。很多單位這方面認識不足,重視不夠。

  (4)工作責任心是關鍵。不管你是移交人還是接手人或是監交人,本着為同事、部門和單位着想,都應認真做好工作交接,不能太過隨意。交接工作,本質上講是工作傳遞、承上啓下的重要環節。

發佈時間:2018年10月18日 15:33 來源:共產黨員微信 編輯:周世雄 打印

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