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辦公室接打電話 需要注意啥

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  每天在辦公室裏,我們會經常性地接打電話,電話的對象可能是領導、同事,可能是客户,還可能是家人朋友。接打電話這事兒很簡單,通了就説唄,但是在辦公室裏接打電話,尤其是那種開放式的辦公環境,大家在一個大屋子裏工作,接打電話這事兒就值得説道説道啦。

打電話應該注意:

  私事長話短説

  工作時間接打私人電話無可厚非,但是如果説起來沒完沒了那就是您的不對啦!這麼做有兩個明顯的壞處:第一,空間就那麼大,大家都能或多或少地聽到您在打私人電話,頻繁地或者長時間的私人電話,很容易讓人反感,尤其是某些人因工作不順而心情煩躁的時候,衝您發飆都是有可能的。第二,您的領導會覺得您太閒了,居然有大把的時間打私人電話,那麼好吧,給您加活兒妥妥的,外加看您不順眼!基於這兩點,在辦公室裏,私人電話長話短説,聚焦工作最明智!

  控制音量,注意態度

  有些人打電話嗓門特別大,這一點的壞處顯而易見,周圍人説不定都得戴上耳機圖個清靜,那心裏還不討厭您?沒有公德心的標籤沒跑了!還有的人打電話很情緒化,尤其是作為甲方的公司裏很常見。打電話的時候,控制分貝,注意態度,能體現良好的職業素養,是優秀職場人的必備特質。

  彙報交流,能面談就不要打電話

  工作中經常會遇到需要和同事討論交流自己向領導請示彙報的情形。現在聊天軟件方便快捷,有些人就懶得動彈啦,啥事兒都電話解決。其實這是個不太好的習慣,彙報交流這種事兒還是方面進行更妥當。一方面,面對面交流會更詳細更具體,也更有成效;另一方面,當面溝通也顯得更有誠意,彰顯自己對人對事的重視程度。所以,懶得動不可取,彙報交流這種事最好就不要依賴電話啦!

  事情説完,稍等下再掛電話,或者等對方先掛

  不要立刻、迅速就掛電話,這是一種禮貌。不信您自己體驗一下,別人和您通話後,等您最後一個字剛落音,電話立刻就掛斷,那種感覺特別不舒服,好像巴不得趕緊結束談話一樣!掛電話這個動作很細小,但是還是那句老話,細節決定成敗,這麼一個不經意的動作可能讓對方心中留下不滿的種子,説不定哪天就給您貼個“令人討厭”的標籤,豈不冤枉?!所以,選擇一種禮貌的做法吧,很簡單:事情説完,稍等下再掛電話,或者等對方先掛!

接電話應該注意:

  01

  電話機旁時刻準備着紙和筆,當對方要您記錄一些重點或者要您向您領導彙報一些內容的時候,您會迅速的找到筆和紙記錄下來。如果您沒有及時記錄下來,很有可能在彙報的時候造成錯誤和疏漏,影響公司的正常工作。而如果您在接聽電話的過程中要求對方稍等一下去尋找筆和紙,對方很有可能會認為您對他不夠尊重。

  02

  接聽電話的時候要足夠的專心,在接聽電話的時候要停止手上其他的工作和動作,不要一邊接聽電話一邊與身邊的人説話,這樣電話那邊的人會覺得您不尊重他。

  03

  接聽電話的時候一定要坐姿端正,不要東倒西歪。因為不同的坐姿所發出的聲音也有所不同,另外坐姿不正確手中的電話容易滑落,對方會認為您不尊重他。

  04

  如果可以,請在接聽電話的時候要面帶微笑,即使對方看不到您,也能感受到您的熱情。

  05

  要在電話鈴聲響起三聲以內接聽電話,如果超過六聲才接聽電話您需要對對方表示歉意。

發佈時間:2018年08月23日 08:30 來源:“帥帥職場屋”微信公眾號 編輯:田延華 打印

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